Conditions générales d'utilisation du service - Aides aux études en médecine, chirurgie dentaire, kinésithérapie, orthophonie, orthoptie ou sage-femme

Formulaire de Contact

Définition et objet du « formulaire de contact »

Le formulaire de contact dénommé « Formulaire de contact» est un téléservice au sens de l’ordonnance n°2014-1330 du 6 novembre 2014 modifiant l’ordonnance 2005-1516 du 8 décembre 2005 relative au droit des usagers de saisir l’administration par voie électronique pour adresser une demande, une déclaration, un document ou une information.

Ce formulaire ne permet pas d’effectuer une démarche qui est exclue de l’application du droit des usagers de saisir l’administration par voie électronique (cf. en annexe, les décrets d’exceptions relatifs aux exceptions à l’application du droit des usagers de saisir l’administration par voie électronique) ni d’effectuer une démarche pour laquelle une téléprocédure dédiée existe. Ces téléprocédures sont néanmoins référencées sur le site et un lien permet d’y accéder.

Fonctionnement du Formulaire de contact

L’utilisation du formulaire est gratuite et facultative. C’est un nouveau canal offert à l’usager pour communiquer avec le Département.

L’utilisation du formulaire nécessite l’acceptation par l’usager des présentes conditions d’utilisation.

L’usage de la langue française y est obligatoire.

  1. Prérequis technique / Conditions techniques d’accès

L’utilisation du formulaire requiert une connexion et un navigateur internet. Le navigateur doit être configuré pour autoriser les cookies de session. Afin de garantir un bon fonctionnement du formulaire, il est conseillé d’utiliser les versions de navigateurs suivantes :

  • Firefox version 3.6 et supérieure
  • Safari version 5.0 et supérieure
  • Internet Explorer version 10.0 et supérieure
  • Google Chrome version 11.0 et supérieure

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  1. Identification de l’usager (particulier, association, professionnel, entreprise)

Lors de la saisine par voie électronique et pour que celle-ci soit recevable par le Département, l’usager doit s’identifier en renseignant ses nom, prénom, adresse postale et adresse électronique à laquelle seront adressés les accusés d’enregistrement et de réception électroniques. Il doit également indiquer s’il agit pour le compte d’une personne physique, d’une entreprise ou d’une association.

S’il agit au nom d’une personne physique autre que lui-même, il doit fournir à son propos les mêmes indications que celles mentionnées ci-dessus. Il lui appartient de s’assurer que cette personne l’a expressément autorisé à fournir l’ensemble des informations demandées ou qu’il exerce à son égard l’autorité parentale, qu’il ait été admis à sa tutelle ou à sa curatelle, ou qu’il en est reçu mandat.

S’il agit au nom d’une entreprise, il doit indiquer sa dénomination  et son numéro d'inscription au répertoire des entreprises et de leurs établissements

S’il agit au nom d’une association, il doit indiquer sa dénomination  et son numéro au registre national des associations.

Le Département se réserve le droit de répondre par voie postale.

  1. Remplissage du formulaire

L’usager doit ensuite indiquer l’objet de sa demande, en sélectionnant un thème dans le menu déroulant. Il peut également, dans un champ libre, préciser sa demande, et joindre, si besoin, les pièces nécessaires au traitement de sa demande. Ces pièces doivent être exclusivement au format .pdf, .jpg ou .jpeg sans comporter de mot de passe. Leur nombre est limité à 5 et la taille maximale de l'ensemble des fichiers transmis ne doit pas excéder 10 M.

  1. Etape 3 : confirmation

Un récapitulatif des éléments renseignés par l’usager s’affiche afin que celui-ci puisse les vérifier et les confirmer.

La confirmation et la transmission du formulaire par l’usager vaut signature de celui-ci.

  1. Accusé d’enregistrement automatique

Après envoi du formulaire, un accusé d’enregistrement de la demande est envoyé à l’adresse électronique indiquée dans un délai d’un 1 jour ouvré. Il rappelle la date et l’objet de la demande, et comporte un numéro. Aucune réponse ne peut être adressée à l’adresse électronique d’expédition de cet accusé d’enregistrement.

Si aucun accusé d’enregistrement n’est transmis à l’issue de ce délai, l’usager devra refaire sa demande.

L’usager doit vérifier la validité et le bon fonctionnement de son adresse électronique avant de reformuler sa demande.

  1. Accusé de réception

Dans le cas d'une demande, d'une déclaration, du dépôt d'un document ou d'une demande d'information au sens de l’article L. 112-8 du code des relations entre le public et l’administration, un accusé de réception est envoyé à l'usager dans les 10 jours ouvrés à compter de la réception de la demande. Cet accusé de réception comporte la date de réception et les coordonnées du service en charge du dossier. S'il s'agit d'une demande, l'accusé de réception indique en outre si la demande est susceptible de donner lieu à une décision implicite d'acceptation ou à une décision implicite de rejet ainsi que la date à laquelle, à défaut d'une décision expresse, et sous réserve que la demande soit complète, celle-ci sera réputée acceptée ou rejetée.

Dans le premier cas, l'accusé de réception mentionne la possibilité offerte au demandeur de se voir délivrer l'attestation prévue à l'article L. 232-3 du code des relations entre le public et l’administration. Dans le second cas, il mentionne les délais et les voies de recours à l'encontre de la décision. (art. 5 du Décret n° 2015-1404 du 5 novembre 2015 relatif au droit des usagers de saisir l'administration par voie électronique).

Le service instructeur peut inviter l’usager à compléter sa demande initiale : les pièces et informations manquantes lui seront indiquées ainsi que le délai fixé pour la réception de celles-ci. L’usager peut transmettre les pièces et informations en s’adressant directement par mail au service instructeur mentionné dans l’accusé de réception. Il doit alors préciser obligatoirement le numéro de référence de sa demande initiale, reçu dans l’accusé de réception susvisé.

Les délais précités ne s'appliquent qu'à compter de la saisine de l'administration compétente (article 6 du Décret n° 2015-1404 du 5 novembre 2015 relatif au droit des usagers de saisir l'administration par voie électronique.) Le Département s’engage à communiquer à l’administration compétente toute demande qui lui aurait été faite par erreur et à en informer l’usager.

Disponibilité et évolution du service / Disponibilité et évolution du formulaire

L’accès au formulaire est disponible 7 jours sur 7, 24h sur 24. Il est réservé aux personnes physiques âgées de 18 ans ou plus et accessible aux personnes résidant en France métropolitaine ou France d’Outre-Mer.

Le Département se réserve toutefois la faculté de faire évoluer, de modifier ou de suspendre, sans préavis, le formulaire pour des raisons de maintenance ou pour tout autre motif jugé nécessaire. L’indisponibilité du formulaire ne donne droit à aucune indemnité. En cas d’indisponibilité du formulaire, l’usager en est informé ; il est alors invité à effectuer sa démarche ultérieurement.

Les termes des présentes conditions d’utilisation peuvent être amendés à tout moment, sans préavis, en fonction des modifications apportées au formulaire, de l’évolution de la législation ou de la réglementation, ou pour tout autre motif jugé nécessaire. Il appartient à l’usager de s’informer des conditions générales d’utilisation du formulaire dont seule la version accessible en ligne est réputée en vigueur.

Traitement des données à caractère personnel

Le Département s’engage à prendre toutes précautions utiles pour préserver la sécurité des données collectées auprès de l’usager, et notamment empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Le Département garantit aux usagers du Service les droits d’accès, de rectification et d’opposition prévus par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique aux fichiers et aux libertés dont les articles 38 et 39.

Le Département s’engage à n’opérer aucune commercialisation des informations et documents transmis par l’usager au moyen du Service, et à ne pas les communiquer à des tiers, en dehors des cas prévus par la loi.

Les informations transmises par l’usager restent sous son contrôle. Il peut à tout moment les modifier ou les supprimer en contactant le service qui traite sa demande. Seules sont conservées les informations permettant de répondre à d’éventuelles contestations et aux besoins statistiques du Service.

Traitement des demandes abusives ou frauduleuses

Le département n’est pas tenu de délivrer des accusés d’enregistrement électronique et de réception électronique pour les envois abusifs, notamment par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique, ou les envois susceptibles de porter atteinte à la sécurité de son système d’information.

Après en avoir, si possible, informé la source des envois en cause, le système d’information peut être configuré pour bloquer la réception des envois provenant de sources identifiées comme ayant émis un nombre significatif d’envois abusifs ou émis des envois susceptibles de porter atteinte à la sécurité du système d’information.

Engagements et responsabilité

L’usager du formulaire s’engage à ne fournir, dans le cadre de l’utilisation du formulaire, que des informations exactes, à jour et complètes, notamment lors d’une démarche effectuée pour le compte d’un tiers.

Les données transmises restent de la responsabilité de l’usager, même si celles-ci sont transmises par les moyens techniques mis à disposition par le Département.

Dans l’hypothèse où l’usager ne s’acquitterait pas de cet engagement, le Département se réserve le droit de suspendre ou de résilier la démarche administrative, sans préjudice des éventuelles actions en responsabilité pénale et civile qui pourraient être engagées à son encontre.

Il est rappelé que toute personne procédant à une fausse déclaration pour elle-même ou pour autrui s’expose, notamment, aux sanctions prévues à l’article 441-1 du Code Pénal, prévoyant des peines pouvant aller jusqu’à trois ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende.

Textes officiels

Liste des cas pour lesquels la saisine par voie électronique ne s’applique pas

  • Toutes demandes concernant des situations d’enfants ou de personnes vulnérables en danger.
  • Toutes des demandes relatives à la voirie ou aux bâtiments départementaux  relevant de la constatation d’un évènement instantané (accident, neige, objet ou dégradations sur la chaussée, dégradations d’un bâtiment, …).
  • Les observations naturalistes seront transmises via le formulaire présent sur le site de la Réserve Naturelle Nationale de l’étang des Landes

 

         Décrets Etat